تعريف النظام المحاسبي :
هي خطة تمثل مجموعة من الإجراءات والخطوات الخاصة بالجانب التطبيقي للمحاسبة والتي تساعد على إتمام الوظائف الرئيسية للمحاسبة في حصر وتسجيل وتصنيف وتلخيص نتائج العمليات المالية في شكل قوائم مالية بشكل يكفل تحقيق الأهداف التي تسعى إليها المحاسبة.
• مقومات النظام المحاسبي :
1- المستندات (الوثائق)
2- الدفاتر
3- التقارير المالية
1- المستندات (الوثائق):
- المستند هو وثيقة يستفاد منها كدليل موضوعي مؤيد لحدوث معاملة مالية مثل الشيكات والفواتير والإيصالات.
- والمستندات أنواع فمنها الداخلية وهي المحررة بمعرفة المنشأة مثل صورة فاتورة البيع والخارجية هي المحررة بمعرفة الغير مثل أصل فاتورة الشراء.
- وتعتبر المستندات ذات أهمية لأنها دليل إثبات في حالة نشوء منازعات قضائية بين المنشأة والغير، وهي أساس القيد في الدفاتر المحاسبية كما يتم استخدامها في أثناء عملية مراجعة الحسابات.
2- الدفاتر (السجلات):
وتنقسم الدفاتر الأساسية إلى نوعين وهما:
أولا: دفتر اليومية:
وهو الدفتر الذي تقيد فيه العمليات المالية للمنشأة وفقا لقاعدة القيد المزدوج أولا بأول حسب تسلسل تاريخ حدوثها.
ويتم التسجيل في دفاتر اليومية وفقا للخطوات التالية:
1- كتابة التاريخ.
2- كتابة اسم الحساب المدين في خانة البيان على السطر الأول من القيد (في أقصى اليمين) مع المبلغ.
3- كتابة اسم الحساب الدائن في خانة البيان على السطر الثاني من القيد (في أقصى اليسار) مع المبلغ.
4- إعطاء شرح مختصر لكل عملية بعد كل قيد.
5- ترك سطر دون كتابة بعد كل قيد لتحقيق استقلال ووضوح كل قيد عن غيره من القيود.
6- التأكد من تساوي المبالغ المدينة مع المبالغ الدائنة.
مثال على كيفية التسجيل في دفتر اليومية:
بدا أحمد مشروعه التجاري في 1 / 1 / 2016 برأسمال قدره 300,000 جنيهاً تم إيداعه في البنك.
في 2 / 1 / 2016 قام أحمد بشراء سيارة قيمتها 20,000 جنيهاً بشيك .
ثانياً : دفتر الأستاذ:
هو سجل ترحل إليه (تنقل إليه) جميع العمليات التي تم تسجيلها في دفتر اليومية حيث يتم تجميع العمليات المتجانسة والتي من
نوع واحد في حساب واحد. بالتطبيق على المثال السابق:
- بعض التعريفات الخاصة باستخدام دفتر الأستاذ:
· الترحيل:هو نقل القيود من دفتر اليومية العامة إلى دفتر الأستاذ العام.
· رصيد الحساب: هو الفرق بين مجموع قيم العمليات في الجانب المدين ومجموع قيم العمليات في الجانب الدائن من الحساب، والرصيد هو الجانب المتمم للجانب الأقل سواء الجانب المدين أو الدائن. (يظهر في الجانب الأقل من الحساب ويطلق عليه رصيد مرحل، ثم ينقل إلى الجانب الآخر من الحساب في بداية الفترة المالية التالية ويطلق عليه رصيد منقول)
· رصيد مدين: يكون رصيد الحساب مدين إذا كان مجموع الجانب المدين > من مجموع الجانب الدائن.
· رصيد دائن: يكون رصيد الحساب دائن إذا كان مجموع الجانب الدائن > من مجموع الجانب المدين.
· الحساب بدون رصيد: يكون الحساب بدون رصيد إذا كان مجموع الجانب المدين = مجموع الجانب الدائن ويسمى في هذه الحالة بالحساب المقفل، أما الحسابات التي لها رصيد فتسمى حسابات مفتوحة.
· الحسابات ذات الطبيعة المدينة: مثل حـ/ الأصول والمصروفات والمسحوبات تكون أرصدتها مدينة.
· الحسابات ذات الطبيعة الدائنة: مثل حـ/الخصوم وحقوق الملكية والإيرادات تكون أرصدتها دائنة.
هي خطة تمثل مجموعة من الإجراءات والخطوات الخاصة بالجانب التطبيقي للمحاسبة والتي تساعد على إتمام الوظائف الرئيسية للمحاسبة في حصر وتسجيل وتصنيف وتلخيص نتائج العمليات المالية في شكل قوائم مالية بشكل يكفل تحقيق الأهداف التي تسعى إليها المحاسبة.
• مقومات النظام المحاسبي :
1- المستندات (الوثائق)
2- الدفاتر
3- التقارير المالية
1- المستندات (الوثائق):
- المستند هو وثيقة يستفاد منها كدليل موضوعي مؤيد لحدوث معاملة مالية مثل الشيكات والفواتير والإيصالات.
- والمستندات أنواع فمنها الداخلية وهي المحررة بمعرفة المنشأة مثل صورة فاتورة البيع والخارجية هي المحررة بمعرفة الغير مثل أصل فاتورة الشراء.
- وتعتبر المستندات ذات أهمية لأنها دليل إثبات في حالة نشوء منازعات قضائية بين المنشأة والغير، وهي أساس القيد في الدفاتر المحاسبية كما يتم استخدامها في أثناء عملية مراجعة الحسابات.
2- الدفاتر (السجلات):
وتنقسم الدفاتر الأساسية إلى نوعين وهما:
أولا: دفتر اليومية:
وهو الدفتر الذي تقيد فيه العمليات المالية للمنشأة وفقا لقاعدة القيد المزدوج أولا بأول حسب تسلسل تاريخ حدوثها.
ويتم التسجيل في دفاتر اليومية وفقا للخطوات التالية:
1- كتابة التاريخ.
2- كتابة اسم الحساب المدين في خانة البيان على السطر الأول من القيد (في أقصى اليمين) مع المبلغ.
3- كتابة اسم الحساب الدائن في خانة البيان على السطر الثاني من القيد (في أقصى اليسار) مع المبلغ.
4- إعطاء شرح مختصر لكل عملية بعد كل قيد.
5- ترك سطر دون كتابة بعد كل قيد لتحقيق استقلال ووضوح كل قيد عن غيره من القيود.
6- التأكد من تساوي المبالغ المدينة مع المبالغ الدائنة.
مثال على كيفية التسجيل في دفتر اليومية:
بدا أحمد مشروعه التجاري في 1 / 1 / 2016 برأسمال قدره 300,000 جنيهاً تم إيداعه في البنك.
في 2 / 1 / 2016 قام أحمد بشراء سيارة قيمتها 20,000 جنيهاً بشيك .
ثانياً : دفتر الأستاذ:
هو سجل ترحل إليه (تنقل إليه) جميع العمليات التي تم تسجيلها في دفتر اليومية حيث يتم تجميع العمليات المتجانسة والتي من
نوع واحد في حساب واحد. بالتطبيق على المثال السابق:
- بعض التعريفات الخاصة باستخدام دفتر الأستاذ:
· الترحيل:هو نقل القيود من دفتر اليومية العامة إلى دفتر الأستاذ العام.
· رصيد الحساب: هو الفرق بين مجموع قيم العمليات في الجانب المدين ومجموع قيم العمليات في الجانب الدائن من الحساب، والرصيد هو الجانب المتمم للجانب الأقل سواء الجانب المدين أو الدائن. (يظهر في الجانب الأقل من الحساب ويطلق عليه رصيد مرحل، ثم ينقل إلى الجانب الآخر من الحساب في بداية الفترة المالية التالية ويطلق عليه رصيد منقول)
· رصيد مدين: يكون رصيد الحساب مدين إذا كان مجموع الجانب المدين > من مجموع الجانب الدائن.
· رصيد دائن: يكون رصيد الحساب دائن إذا كان مجموع الجانب الدائن > من مجموع الجانب المدين.
· الحساب بدون رصيد: يكون الحساب بدون رصيد إذا كان مجموع الجانب المدين = مجموع الجانب الدائن ويسمى في هذه الحالة بالحساب المقفل، أما الحسابات التي لها رصيد فتسمى حسابات مفتوحة.
· الحسابات ذات الطبيعة المدينة: مثل حـ/ الأصول والمصروفات والمسحوبات تكون أرصدتها مدينة.
· الحسابات ذات الطبيعة الدائنة: مثل حـ/الخصوم وحقوق الملكية والإيرادات تكون أرصدتها دائنة.
