نظـم المعلومـات المحاسبـية: مدخـل مفاهيمـي

لم تبـق نظـم المعلومـات المحاسبـية Accounting Information Systems (AIS) مجـرد نظـم فرعــية ثانويـة في نظم المعلومـات الإداريـة Management Information Systems (MIS) داخـل المؤسسات الاقتصاديـة، بل أصـبحت بمثابـة عصـب أغلـب منظـمات الأعـمال العالمـية، التي أولـتها عنايـة تلـيق بمكانـتها كقـناة تسـري وتنتـقل عبـرها المعلومـة، سـواء كانت مالـية أو محاسبـية، متخطـية مخـتلف مستويـات التنظـيم.

لقد عرفـت جمعـية نظـم المعلومـات الأمريكـية نظام المعلومات Information System بأنه نظـام آلـي يقـوم بجـمع وتنظـيم وإيصـال وعرض المعلومات، لاستعـمالها من قبل الأفـراد في مجـالات التخـطيط والرقـابة للأنشطـة التي تمارسها الوحـدة الاقتصاديـة (1). 

فيما يرى باحـثون آخـرون أنه مجموعـة من الأفـراد والإجـراءات والمـواد التي تقـوم بجـمع ومعالجـة وتقـديم المعلومـات داخـل الوحـدة الاقتصاديـة (2).

وقبل تعـريف نظـام المعلومـات المحاسـبي كنظـام فرعـي، لا بد من تعريف النظـام الكلـي ممـثلا في نظـام المعلومـات الإداريـة (MIS) الذي يعـرف على أنه مجموعـة الأجـزاء المترابطـة التي تعمل مع بعضها البعض بصـورة متفاعـلة، لتحـويل البيانـات إلى معلومـات يمـكن استخـدامها لمسـاندة الوظـائف الإداريـة: تخـطيط، رقـابة، اتخـاذ قرارات، تنسـيق، والأنشطـة التشغيلـية في الوحـدة الاقتصاديـة (3).

أما نظـام المعلومـات المحاسـبي فقد عـرفه بعض الباحثـين بأنه الجـزء الأساسـي والهـام من نظـم المعلومـات الإدارية داخـل الوحـدة الاقتصاديـة في مجـال الأعـمال، إذ يقـوم بحصـر وتجمـيع البيانـات المالـية والمحاسبـية من مصـادر خـارج وداخـل الوحـدة الاقتصاديـة، ثم يقـوم بتشغـيل هذه البيانـات وتحويـلها إلى معلومـات مالـية ومحاسبـية مفيـدة لمستخـدمي هذه المعلومـات خـارج وداخـل الوحـدة الاقتصادية (4).

فيما يـرى باحـثون آخـرون أنه نظـام قائم بذاتـه، يتـكون بدوره وككل نظم المعلومـات الأخـرى من عـدة نظـم فرعـية تعمل مع بعضها البعض بصورة مترابطة ومتناسقة ومتبادلـة، بهدف توفـير المعلومـات التاريخـية والحالـية والمستقبلـية، المالـية وغير المالـية، لجمـيع الجـهات التي يهمـها أمـر الوحـدة الاقتصاديـة، وبما يخـدم تحقـيق أهدافـها (5).

لا يعتـبر نظـام المعلومـات المحاسـبي بديـلا عن نظـام المعلومـات الإداري ولا منفصـلا عنه، بل من أهم وأكـبر النظـم الفرعـية المكونـة له داخـل المؤسسة الاقتصاديـة.

 يعتـبر الشمـول من أهم ممـيزات نظـام المعلومـات المحاسـبي، حيث يمـتد إلى كل نشـاط الوحـدة الاقتصاديـة، ويوفـر المعلومـات المفـيدة للمديـرين في كل المستويـات الإداريـة.

إذ غالـبا ما يحـتاج كل موقـع من مواقـع اتخـاذ القـرارات إلى المعلومـات المحاسبـية سـواء في المستويـات الدنـيا لمعرفـة سـير العـمل اليومـي، أو مستوى الإدارة الوسطـى لمعرفـة مستـوى جـودة وكـفاءة الأداء، أو مستـوى الإدارة العلـيا في شـكل موازنـات رأسمالـية توضـح نتـائج القـرارات الاستثـمارية المختلـفة في الأجـل الطـويل والعـائد المتوقـع على هذه الاستثـمارات.

إضافـة إلى ذلك، يتداخـل نظـام المعلومـات المحاسـبي ويتفاعـل مع سـائر النظـم الفرعـية الأخـرى، التي يمـكن أن توجـد في نظـام المعلومـات الإداري، مثل تلك النظـم المتعلـقة بالإنـتاج، التسـويق، الأفـراد، التمـويل.

يمكن تصنيف مجموع المستخدمـين الخارجـيين للبيانـات المحاسـبية إلى ثـلاث مجموعـات:

تتمـثل الأولى في المستثمـرين الحالـيين والمتوقعـين والبنـوك اللذين يمثـلون مصـدر من مصـادر التمـويل الهامـة المتاحـة للوحـدة.

أما الثانـية فتشـمل المدينـين والدائنـين الذين يساهمـون في عملـيات التشغـيل اليومـي للوحـدة الاقتصاديـة.

فيما تتمـثل المجموعـة الثالـثة من المستخدمـين الخارجـيين في الهيـئات التجـارية والرسمـية الحكومـية التي تؤثـر قراراتها على الوحـدة الاقتصاديـة، مثل مصلحـة الضـرائب ووزارة المالـية والجـهاز المركـزي للمحاسـبات.

ولذلك، لا بد وأن يوجـد في كل وحـدة اقتصاديـة في مجـال الأعـمال نظـام معلومـات محاسـبي بشـكل أو بآخـر، سـواء كان مجـرد نظـام محاسـبي يـدوي، يتـكون من مجموعـة من الملـفات وخريطـة الحسابـات والمجموعـة الدفتريـة التقليديـة، أو كان نظـام محاسـبي شـامل ومعـقد، يعتـمد على استخـدام القدرات الهائـلة للحاسـبات الالكترونـية.

يمكن تعريـف المعلومـات المحاسبـية على أنها كل المعلومـات الكمـية وغير الكمـية التي تخـص الأحـداث الاقتصاديـة، التي تتم معالجـتها والتقـرير عنها بواسطـة نظـم المعلومـات المحاسبـية في القوائم المالـية المقدمـــة للجـهات الخارجـية، وفي خـطط التشغـيل والتقاريـر المستخدمـة داخلـياً (6).

يوجـد نوعـان من المعلومـات المحاسبـية، أحدهـما إجـباري والآخـر اختـياري، فالمعلومـات المحاسبـية الإجباريـة تكون مطلوبـة بقـوة القانـون، متمـثلا في إلـزام الوحـدات الاقتصـادية بمسـك الدفـاتر وحفـظ السجـلات، والمستنـدات وإنـتاج التـقارير المالـية.

وهناك أيضـا معلومـات محاسبـية إجـبارية تستلزمـها طبيـعة العـمل في الوحـدات الاقتصـادية في مجـال الأعـمال، مثل المعلومـات المحاسبـية عن الأجـور والمرتـبات، والعمـلاء والمورديـن.

من ناحـية أخـرى، هناك معلومـات محاسبـية اختياريـة مثل أنظـمة الموازنـات، وأنظـمة محاسـبة المسؤولـية، والتـقارير الخاصـة للإدارة الداخـلية.

فعلى الرغـم من أهمـية وفائـدة المعلومـات المحاسبـية التي تخرجـها هذه النظـم، إلا أنه يمـكن أن تعـمل الوحـدة الاقتصـادية وتستـمر في البـقاء بـدون وجـود هذه النظـم الاختياريـة (7).

يظهـر الشـكل التالـي تصـورا عامـا لمصـادر البيانـات وتدفـق المعلومـات في نظـام معلومـات محاسـبي متـكامل، سـواء كان نظامـا يدويـا أو يستخـدم الحاسـبات الإلكترونـية. 

 أثـر الأسالـيب الكمـية في تطويـر نظـم المعلومـات المحاسبـية    د.جـمال سـالمي