الآلية المستخدمة لمعرفة مواصفات المشرف التربوي تمر بعدة خطوات منظمة،
غالبًا تتبعها وزارة التعليم أو الجهات الأكاديمية، ومنها:
الآلية
- 
تحديد المعايير التربوية
- 
مثل: الكفاءة العلمية، الخبرة العملية، المهارات القيادية، القدرة على التقويم، مهارات الاتصال.
 
 - 
 - 
بناء استمارات أو أدوات قياس
- 
استمارات ملاحظة.
 - 
استبانات للمعلمين والمديرين.
 - 
مقابلات شخصية.
 - 
اختبارات مهنية أو تقييمات كتابية.
 
 - 
 - 
جمع البيانات
- 
من خلال الزيارات الميدانية للفصول والمدارس.
 - 
من خلال تقارير أداء المعلمين والإدارات.
 
 - 
 - 
تحليل النتائج
- 
مقارنة الأداء بالمعايير المحددة مسبقًا.
 - 
تحديد جوانب القوة والضعف.
 
 - 
 - 
إعداد ملف أو تقرير شامل
- 
يوضح مدى توافق المشرف التربوي مع المواصفات المطلوبة.
 - 
يُرفع للإدارة التعليمية أو الجهة المختصة لاتخاذ القرار.
 
 - 
 
الآلية تقوم على تحديد معايير واضحة ➝ ثم جمع بيانات عن المشرف (مقابلات، ملاحظات، استبانات، اختبارات) ➝ ثم تحليلها ومقارنتها بالمعايير ➝ وأخيرًا إصدار تقرير تقويمي شامل.
ت