التقرير هو مستند رسمي يتناول موضوعاً ما بالاستعانة ببعض البيانات، والحقائق، والأرقام، وكذلك المخططات، والرسوم البيانية لدعم النتائج التي نصل إليها، فهو مجموعة أوراق تسرد عليها أموراً لاحظتها في عالمك الأكاديمي أو المهني سرداً منهجياً يتضمن حقائق وأسباب حدث ما والوصول لنتائج مجدية، ولا يقتصر عمل التقرير على كونك موظفاً في إحدى الشركات؛ بل يُطلب أحياناً من الطلاب في الجامعات، لهذا عليك الإلمام بأساسيات وعناصر كتابة التقرير ومعرفة كيفية صياغته، فالتقرير هو وسيلة تواصل تجمع بين 3 أساسيات هي: الإخبار أو الكتابة (وهذا ما يفعله الكاتب)، والاستماع والقراءة (وهذا ما يفعله الجمهور)، وأخيراً الفهم (وهو أمر مشترك بين الكاتب والقارئ).
نظرة عامة عن التقرير: نُعني بالنظرة العامة كتابة ملخص تنفيذي يصف ما يدور حوله التقرير، ويقدم لمحة سريعة عن كلاً من المخطط التفصيلي للتقرير، وماهية المشكلة التي يناقشها، والمنهجية المتبعة في كتابته، وما هي النتائج المحتملة وعوائقها؟، وقد يحدث أحياناً عدم فهم جيد لمعنى الملخص التنفيذي والخلاصة التي تٌكتب في نهاية التقرير؛ نظراً لتشابه العناصر، على الرغم من مدى الاختلاف بينهما؛ فهما يختلفان في الطول؛ فنجد أن الخلاصة أقصر من الملخص التنفيذي، كما أنه يعد نظرة عامة على التقرير، وعلى كل حال يتضمن الملخص التنفيذي وكذلك الخلاصة على العناصر التالي ذكرها:
خلفية: كتابة نظرة شاملة عن التقرير ووصفه بمفاهيم عامة.
عرض المشكلة: كتابة سبب إجراء التقرير، وتحديد المشكلات.
المنهجية: كتابة الطريقة التي يُتب بها التقرير، مع ذكر الخطوات المستخدمة من تحليل لبيانات معينة، وعينات نوعية وكمية
الموجودات: كتابة النتائج المتوقعة من التقرير، والنتائج والاستنتاجات الرئيسية للبحث.
مقدمة: يمكن القول بأن المقدمة هي الجزء التمهيدي للتقرير، وقد تكون من أهم عناصر كتابة التقرير لما تقدمه للقارئ من تعريف بهدف التقرير، والمقدمة تختلف عن الملخص التنفيذي، فهي أكثر وصفاً لهدف التقرير، فتصفه بكل تفصيل لإظهار
أهمية التقرير، ومدى أهمية البحث في المشكلة المطروحة، ولكن المقدمة في نفس الوقت لا تكون طويلة، فهي ليست مكاناً لسرد التفاصيل، بل يُذكر فيها كل ما هو هام فقط، ويمكن تقسيم المقدمة لثلاثة أجزاء وهي:
تحديد الموضوع المراد كتابة تقرير عنه، وذكر الغرض من عرضه، والجهة التي طلبته.
دراسة للموضوع والمشكلات التي بسببها نكتب التقرير.
ذكر البيانات المُدرجة في التقرير.
نتائج واستنتاجات: لا بد أن يحتوي التقرير على النتائج والاستنتاجات الرئيسية المستخلصة من كتابته، ومن الأفضل أن تكون تلك النتائج مدعومة ببعض الرسومات البيانية، لتشكل نوعاً من اختصار الوقت على القارئ في فهمها، وكذلك من الأفضل تضمين بعض الأرقام والاحصائيات بالدلائل والبراهين .
مناقشة: في هذا الجزء نتناول كل نتيجة قد وصلنا إليها سابقاً ونحللها تفصيلياً، ومن ثم نقدم التوصيات لتطبيقها.
خلاصة: قد تعد الخلاصة أشبه بإعادة صياغة للتقرير، فقد أثبتت الدراسات أن ما يزيد عن 95% من رجال الأعمال يقرأون الخاتمة لفهم التقرير سريعاً، لهذا نركز هنا على النقاط الهامة في التقرير، فلا نكتبها تفصيلاً، بل نلخص ما كُتب فيه كتابة تسلسلية للحفاظ على ترتيب التفاصيل. [1] [2]
أنواع التقارير
تقارير معلوماتية.
تقارير تحليلية.
تقارير مُقْنعة.
تقارير معلوماتية: هي تقارير لا تهدف سوى بإخبار القارئ أمر ما، لا نركز فيها على الاستنتاجات ولا الحلول، وقد نصفها على أنها تقارير إعلامية إخبارية.
تقارير تحليلية: تعتمد التقارير التحليلية على دراسة المعلومات والبيانات دراسة نقدية، لهذا لا بد أن يتضمن هذا النوع من التقارير على استنتاجات وتوصيات، فليس إخبار القارئ الهدف الأوحد من كتابة التقرير التحليلي، بل يجب تقديم منظوراً كاملاَ حول الموقف بأكمله.
تقارير مُقْنعة: التقارير المقنعة هي امتداداً للتقارير التحليلية، فكاتب التقرير هنا قد سبق ان اطلع على تقرير تحليلي لموقف ما، ومن ثم يتخذ جانباً أو توصية ما ذكرت في التقرير التحليلي ويقنع القارئ بها. [1]
الغرض من التقرير
الغرض من التقرير بالنسبة إلى الكاتب.
الغرض من التقرير بالنسبة إلى القارئ.
الغرض من التقرير بالنسبة إلى الكاتب: من يكتب التقرير يكون هدفه إيصال المعلومات، وشرح البيانات والأفكار، وتقديم التوصيات بهدف إقناع الجمهور بها، ولفعل هذا ينبغي للكاتب أن يفهم موضوع التقرير جيداً قبل الكتابة عنه، ويحدد الهدف من التقرير، وكذلك يحدد جمهوره القارئ لهذا التقرير.
الغرض من التقرير بالنسبة إلى القارئ: إن من يقرأ التقرير هدفه الاطلاع على قضية ما وفهم أبعادها، وقد يختلف الغرض باختلاف شريحة الجمهور وثقافته، لهذا على الكاتب اختيار المصطلحات والعبارات المناسبة لكل قارئ، فلا يمكن كتابة جملة تقنية لعميل أو لقارئ لا يعرف المصطلحات التقنية، بينما يمكن استخدام تلك الجمل مع موظفين الشركة أو رئيس العمل أو إذا كان الخطاب موجهاً لجهة رسمية مخصصة في المجال.
نصائح لكتابة تقرير جيد
يُفضل تقسيم التقرير إلى بداية، ووسط، ونهاية.
تحرى الدقة والصدق في نقل البيانات والحقائق عند كتابة التقرير.
يُفضل أن يكون التقرير مختصراً وبسيطاً، وبعيداً عن البيانات والكلمات المبتذلة التي لا جدوى منها.
ينبغي للكاتب أن يكون موضوعياً، ولا ينجر وراء آراءه ورغباته الشخصية.
اتباع تسلسل وترتيب منطقي في طرح الأفكار والنتائج.
يجب أن تكون اللغة المستخدمة واضحة ومباشرة للجمهور، وبعيدة عن المصطلحات الغريبة.
يجب على الكاتب أن يقدم التقرير في الوقت المطلوب وان يلتزم بالمدة الزمنية المحددة له.
يُفضل إدراج بعض الرسوم البيانية لإيضاح وتوصيل الفكرة للقارئ بطريقة سلسة وغير معقدة.
ينبغي للكاتب تجنب الأخطاء الإملائية والنحوية في كتابة تقريره، وخاصة إذا كان هذا التقرير مُقدماً إلى جهات حكومية أو رسمية. [3]
