دليل الإجراءات التنفيذية للتدقيق الداخلي للبنك
دليل الإجراءات التنفيذية للتدقيق الداخلي للبنك
الفصل الأول
ـــــــ أولا : الأهداف الرئيسية للوحدة :-
المادة (1) تكون الأهداف الرئيسية لوحدة التدقيق المالي و الإداري كما يلي :-
أ - التأكد من كفاءة وفعالية نظام الضبط الداخلي في المؤسسة.
ب- التأكد من أن قيود المؤسسةوحساباته وكشوفاته تعكس الصورة الحقيقية لأوضاعه المالية .
ج- التأكد من تطبيق القوانين والأنظمة والتعليمات والقرارات والبلاغات المتعلقة بأعمال المؤسسة والصادرة عن الجهات المعنية .
د - تطوير وتحديث الأساليب المالية والفنية والإدارية المطبقة في المؤسسةمن اجل زيادة فعاليتها وكفاءتها .
هـ- التأكد من كفاية الاحتياطات المتخذة لحماية موجودات المؤسسةمن خلال عمليات التدقيق والجرد .
و -التأكد من استخدام الموارد المتاحة " المادية منها والبشرية " بطريقة اقتصادية وفعالة ما أمكن .
ز - التأكد من سلامة عمل البرامج والأنظمة الممكننة في المؤسسةوسلامة نتائجها والضوابط الرقابية المتوفرة ومتابعتها واقتراح ما يلزم لتحسين أدائها ورفع كفاءتها .
ثانياً: التقسيمات الإدارية للوحدة :-
المادة (2) أ - ينطوي عمل الوحدة على الفعاليات التالية :- 1 - التدقيق . 2 - التنظيم .
ب- يتم ممارسة هذه الفعاليات من خلال مجموعات/أقسام التدقيق التالية :-
1 - مجموعة مدققي أعمال دائرة شؤون الموظفين.
2 - مجموعة مدققي أعمال دائرة الشؤون والمالية و الموازنة.
3 - مجموعة مدققي أعمال دائرتي المواد و الخدمات.
4 - مجموعة مدققي أعمال الإدارات التعليمية .
5 - مجموعة مدققي أعمال المدارس .
6 - مجموعة مدققي أعمال الإدارات الأخرى .
7 - مجموعة مدققي الحاسب الآلي .
9 - مجموعة التنظيم الداخلي والطباعة .
ثالثاً: فعاليات الوحدة:-
أ - التدقيـــــق :-
المادة (3) تتناول فعالية التدقيق الداخلي بصورة خاصة الأمور التالية :-
1 - إجراء الاختبارات اللازمة للتأكد من أن كشوفات المؤسسةوبياناته وتقاريره تعكس الصورة الحقيقية لأوضاع المؤسسةالمالية وللتأكد من دقة القيود والكشوفات والسجلات المحاسبية وصحة المستندات المالية والوثائق الثبوتية المعززة لها والتي تتعلق بعمليات المؤسسةالمالية .
2 - التأكد من تمشي القرارات والتوصيات والبلاغات الصادرة عن مجلس الإدارة أو المحافظ مع القوانين والأنظمة والتعليمات النافذة ومتابعة تنفيذها .
3 - جرد موجودات المؤسسةمن الذهب وأوراق النقد والمسكوكات والأشياء الثمينة والسندات المالية والتجارية والوثائق القيمة الأخرى المحفوظة في الخزائن والغرف المحصنة باسمه أو باسم عملائه والتأكد من حفظها تحت رقابة كافية وكذلك المشاركة في جرد الأدوات والأثاث والأجهزة والموجودات الأخرى ومطابقة نتائج الجرد الفعلية مع سجلات المؤسسةللتأكد من صحة هذه السجلات ودقتها .
4 - التأكد من صحة جميع العمليات المصرفية وتنفيذها في أوقاتها وذلك حسب النسب المقررة في برنامج التدقيق السنوي على أن تكون هذه النسب ممثلة تمثيلاً كافياً لتلك العمليات .
5 -* تدقيق نفقات وواردات المؤسسة.
6 - فحص وتقييم الأنظمة والبرامج المستحدثة ومراقبة مستويات الأمن والحماية المطبقة على الأجهزة والأنظمة ، وإعداد البرامج التدقيقية اللازمة للمساعدة في إنجاز مهام وأهداف الوحدة.
ب- التنظيــم :-
المادة (4) تتناول فعالية التنظيم الداخلي بصورة خاصة الأمور والمهام التالية :-
1 - دراسة فعالية جميع إدارات المؤسسةوأقسامه ومكاتبه وفروعه والتأكد من تنفيذها لوظائفها وأعمالها المقررة وتقديم الاقتراحات الضرورية اللازمة لتحسين العمل وتبسيط إجراءاته وتنظيمه .
2 - التعاون مع دائرة شؤون الموظفين والمستخدمين والإدارات المعنية في وضع برامج التدريب الداخلي للموظفين بقصد رفع كفاءتهم ومستواهم الوظيفي .
3 - دراسة وسائل التنسيق والاتصال بين الإدارات والمكاتب والملحقيات الثقافية بقصد تبادل المعلومات وتجنب ازدواجية الصلاحيات والتكرار في العمل .
4 - دراسة الشؤون المتعلقة بالخدمات التي تقدم للموظفين والمستخدمين وبدوامهم وبأمورهم المسلكية بالتعاون مع دائرة شؤون الموظفين والمستخدمين والأقسام المعنية الأخرى وتقديم التوصيات اللازمة حول ذلك .
5 - دراسة مشاريع التعليمات التطبيقية وتعديلاتها لجميع إدارات المؤسسةومكاتبه وفروعه قبل رفعها إلى سعادة وكيل المؤسسة لإقرارها .
6 - دراسة مشاريع تعديل تعليمات التنظيم الداخلي حسب المستجدات والتغييرات التي تطرأ على الهيكل التنظيمي للبنك .
7 - المشاركة في التحقيق في أي أمر من أعمال المؤسسةأو تصرفات موظفيه إذا رأى المحافظ ضرورة التحقيق فيه وإعداد تقرير شامل ومفصل بشأنه .
8 - إعداد الدراسات والأبحاث اللازمة في ميادين المحاسبة وأنظمة التدقيق الداخلي في ضوء متطلبات العمل في المؤسسة.
رابعاً: تشكيل المجموعات وواجبات المشرفين ومساعديهم :-
المادة (5) أ - يجري تقسيم الموظفين في الوحدة إلى مجموعات لتدقيق مختلف أعمال إدارات المؤسسةوأقسامه .
ب-يتولى المسؤول الأول في الوحدة توزيع المهام على مجموعات التدقيق بين فترة وأخرى ويحدد الأعمال والواجبات المناطة بكل مجموعة وفق مقتضيات العمل استناداً إلى برنامج التدقيق السنوي .
ج - تتشكل المجموعات وفق الترتيب التالي :-
1 - مشرف المجموعة .2 - مساعد مشرف المجموعة .3 - أعضاء المجموعة .
المادة (6) يتولى المشرفون على المجموعات المهام والأعمال التالية :-
أ - الإشراف الرئيسي والمباشر على المجموعات المرتبطة بهم .
ب- مشاركة أفراد المجموعات في العمل لإنجاز الأعمال المناطة بهم .
ج- التوجيه والتدريب لأفراد المجموعة .
د - دراسة التقارير ومراجعتها ومناقشتها مع مساعد المشرف وأفراد المجموعة قبل رفعها إلى إدارة الوحدة.
المادة (7) يتولى مساعدو المشرفين على المجموعات المهام والواجبات الرئيسية التالية:-
أ - توزيع وتنظيم العمل بين أفراد المجموعة .
ب- الإشراف الإداري على أفراد المجموعة وخاصة فيما يتعلق بالدوام والمغادرة والإجازات .
ج- متابعة برنامج التدقيق السنوي المتعلق بالمجموعة والعمل على تنفيذه وتقديم أية اقتراحات مناسبة لتطوير البرنامج أو تعديله .
د - المشاركة الكاملة والفعلية في الأعمال التدقيقية الميدانية .
هـ- مشاركة أفراد المجموعة في دراسة التقارير ومناقشتها من أجل التوصل لقناعات بخصوص ما ورد فيها من ملاحظات واقتراحات وتوصيات .
ويكون مساعد المشرف مسؤولا مسؤولية تامة أمام مشرف المجموعة .
خامساً: صفات ومسؤوليات المدقق الداخلي :-
المادة (8) المدققون في هذه الوحدة مستقلون عن الأنشطة والأعمال التي يقومون بتدقيقها حتى يمكنهم القيام بمهامهم وإنجازها بحرية وموضوعية تامة .
المادة (9) على المدقق أن يتحلى بالصفات الشخصية التالية :-
أ - المهارة في فن التعامل مع الآخرين والإتصال الفعال .
ب- احترام سرية المعلومات التي يطلع عليها بحكم عمله وعدم الإفصاح عنها لأي طرف آخر .
ج- ممارسة الحذر المهني المعقول في الحصول على أدلة وقرائن إثبات وافية وملائمة لإبداء رأيه فيما يدققه .
د - المحافظة على مهارته الفنية مع المحاولة المستمرة لتحسين كفاءة وفعالية أدائه عن طريق التعليم المستمر .
المادة (10) على المدقق أثناء ممارسته لعمله أن يتولى القيام بما يلي :-
أ - تنفيذ اختبارات التدقيق الملائمة لكافة أنواع الموجودات التي يمكن التحقق منها.
ب- تنفيذ اختبارات التدقيق المناسبة لكافة أنواع المطلوبات والالتزامات المترتبة على المؤسسةوالتحقق منها ومن صحتها .
ج- التحقق من قيم موجودات المؤسسةومطابقتها مع الدفاتر والكشوفات والتأكد من كفاية الاحتياطات المتخذة للحفاظ عليها وحمايتها من كافة أنواع المخاطر .
د-التأكد والتحقق من أن كافة الكشوفات والتقارير المالية تحتوي على المعلومات الكافية والدقيقة.
هـ- التحقق من إجراءات الرقابة والضبط الداخلي وكفاءة الأداء وتقييم اقتصادية وفعالية استخدام الموارد في كافة إدارات المؤسسةوأقسامه وصحة تطبيق الوحدة للقوانين والأنظمة والتعليمات والقرارات والبلاغات الصادرة عن الجهات المعنية .
و - مراجعة وتقييم البرامج والأنظمة الممكننة المطبقة في المؤسسةوالتأكد من صحة عملها وسلامة نتائجها والتأكد من تطبيق أعلى مستويات الأمن والحماية من أجل المحافظة على سلامة أمن الأجهزة والمعلومات والبيانات .
سادساً: برنامج التدقيق السنوي :-
المادة (11) يتم تنفيذ المهام والواجبات المناطة بوحدة التدقيق المالي و الإداري استناداً لبرنامج التدقيق السنوي المعد خصيصاً لهذه الغاية مبيناً فيه الأعمال الرئيسية المنوي تدقيقها وعدد مرات ونسب التدقيق المقترحة لذلك ويجري تعديل البرنامج كلما اقتضت الضرورة لذلك .
المادة (12) يجري إعداد مشروع برنامج التدقيق السنوي بالتشاور والتنسيق ما بين أعضاء المجموعات والمشرفين عليها .
المادة (13) يجب أن يشمل البرنامج كافة إدارات وأقسام المؤسسةومكاتبها وفروعها التي يتم التدقيق على أعمالها .
المادة (14) يتم مناقشة مشروع برنامج التدقيق السنوي مع المسؤول الأول في الوحدة ويتم الاتفاق على مضمونه وصيغته النهائية ورفعه إلى سعادة وكيل المؤسسة لإقراره .
المادة (15) يصبح البرنامج ساري المفعول بعد موافقة سعادة وكيل المؤسسة عليه .
المادة (16) يوزع البرنامج على المجموعات للعمل بموجبه .
المادة (17) يتم تفريغ محتويات البرنامج على بطاقات معدة لهذه الغاية لمتابعة تنفيذه .
المادة (18) يتم تنفيذ محتويات البرنامج باستثناء التدقيق المسبق بموجب مذكرات تكليف خاصة موجهه إلى رؤساء المجموعات مبيناً فيها نوع العمل المطلوب إنجازه والنسب المقررة والتاريخ المقترح للبدء بالعمل على أن توقع مذكرات التكليف من المسؤول الأول في الوحدة أو من يفوضه .
المادة (19) يجري تنفيذ برنامج مجموعة التنظيم حسب توجيهات المسؤول الأول في الوحدة.
المادة (20) يتم إبلاغ الإدارات المعنية بأسماء أعضاء المجموعة والمشرفين عليها التي تتولى تدقيق أعمال تلك الوحدة وكذلك أية تعديلات على تشكيلها .
الفصل الثانــي أنواع التدقيـــــق
ـــــــــــــ
المادة (21) يتناول عمل الوحدة أنواع التدقيق التالية :-
1 - التدقيق المالي والمحاسبي :- ويشمل السجلات والمفكرات والبطاقات والملفات والوثائق والقيود المحاسبية والكشوفات اليومية والشهرية والسنوية والبيانات المحاسبية للمؤسسة و المدارس ومتابعة تنفيذ القرارات الوزارية و الإدارية والتوصيات المتعلقة بالأمور المالية ، ويكون التدقيق المالي والمحاسبي تدقيقاً لاحقاً .
2 - التدقيق المـــادي :- ويشمل جرد وفحص كافة الأشياء الثمينة والأموال والموجودات الأخرى التي بحوزة إدارات المؤسسةأو المدارس سواء كانت ملكاً له أو مودعة لديه على سبيل الضمان أو الأمانة والتأكد من الحفاظ عليها من الضياع والتلف وإجراء الصيانة اللازمة لها .
3 - التدقيق الإداري :- ويشمل تقييم التنظيم الإداري والفني والملاك في كل إدارة وقسم وفرع والتأكد من حسن توزيع الموظفين على مختلف الأقسام وتقدير مدى كفاءتهم وإنتاجيتهم وحاجتهم للتأهيل والتدريب وكذلك ملاحظة الانضباط العام ومراعاة آداب الوظيفة والسرية كما يشمل تفقد أدوات العمل المستعملة والتأكد من صيانتها ومن تأمين النظافة والتهوية والإنارة في أماكن العمل .
4- تدقيق الحاسب الآلـي :-ويشمل تدقيق الأنظمة والبرامج المستحدثة وعمليات التعديل و التطوير على الأنظمة والبرامج العاملة ومتابعة سير هذه الأنظمة ومراقبة مستوى الأمن والحماية للأنظمة الممكننة والبيانات المتعلقة بها بالإضافة إلى تدقيق ومتابعة إجراءات النسخ الاحتياطي وإجراء اختبارات دورية لتقييم نظام الرقابة الداخلي عن طريق استخدام قوائم التحقق المعدة لهذه الغاية .
أولاً : التدقيق المالي والمحاسبــــي
المادة (22) يتناول التدقيق المالي والمحاسبي ما يلي :-
أ - التأكد من تقيد كافة إدارات المؤسسةوأقسامه وفروعه بالنظام المحاسبي المعمول به ومتابعة فعالية هذا النظام باستمرار .
ب- التأكد من تطبيق كافة إدارات المؤسسةوأقسامه ومكاتبه وفروعه للقوانين والأنظمة والتعليمات النافذة .
ج- التأكد من أن كل عملية من عمليات المؤسسةتحمل كافة الأختام والتواقيع المطلوبة لتنفيذها .
د- التأكد من صحة المستندات المؤيدة للعمليات المالية من النواحي الشكلية والموضوعية والقانونية .
هـ- التأكد من صحة ودقة كافة الأمور المتعلقة بالفوائد الدائنة والمدينة مثل تاريخ الحق ، سعر الفائدة ، احتساب الفائدة ، عملية تحويل العملة الأجنبية إلى العملة المحلية ، تنفيذ القيود الخاصة بهذه الفوائد .
و - التأكد من صحة أرصدة الحسابات وعدم وجود أخطاء أو سهو في التبويب وفي إعداد القيود وكذلك عدم وجود إهمال أو تأخير في تنفيذ العمل والترحيل على السجلات .
ز - التأكد من صحة أرصدة ميزانية المؤسسة وأن التطابق فيه حقيقي وليس صورياً .
ح- التأكد من صحة عمليات وقيود التسوية .
ط- تدقيق بنود حساب الأرباح والخسائر .
ي- التأكد من أن الميزانية مطابقة تماماً للبيانات التفصيلية وكشوفات الحسابات والسجلات .
المادة (23) يتضمن أداء مهمة التدقيق المالي والمحاسبي المراحل التالية :-
أ - معرفة العمل المراد إنجازه والهدف منه .
ب- تحديد واختيار إجراءات التدقيق من حيث تحديد أساليب التدقيق واختيار العينة التي سيتم استخدامها مع الأخذ بعين الاعتبار إمكانية التعديل .
ج- جمع كافة المعلومات والبيانات المتعلقة بمهمة التدقيق والاطلاع على التقرير السابق ومتابعة تنفيذه .
د- إعداد أوراق عمل لتوثيق أعمال التدقيق التي يتم تنفيذها ومن ثم إجراء الاختبارات اللازمة لانحاز المهمة .
هـ-إعداد تقرير بنتائج التدقيق ومتابعة الإجراءات المتخذة من الإدارات من اجل إجراء التصويب اللازم.
المادة (24)* يجري تدقيق أعمال إدارات المؤسسةوأقسامه ومكاتبه وفروعه وفق برنامج التدقيق السنوي المقرر.
ثانياً: التــدقيق المـــادي :-
المادة (25) تتضمن عملية التدقيق المادي ما يلي :-
أ - حصر وتحديد كافة موجودات المؤسسةالثمينة والتي يمكن إجراء جرد مادي لها.
ب- التأكد من الوجود الفعلي لهذه الموجودات ومن كفاية الإحتياطات المتخذة لحمايتها بما في ذلك وجود بوالص تأمين تغطيها وبحيث تحفظ تحت الرقابة الثنائية بطريقة ومكان يصعب الوصول إليه لغير المخولين بذلك.
ج- التأكد من صحة وسلامة تسجيل وتداول هذه الموجودات في جميع مراحل العمل المختلفة وأن إدخالها وإخراجها يتم وفقاً للأصول والقواعد المتبعة ووفقاً لمستندات صحيحة .
د- جرد وفحص هذه الموجودات دورياً وبصورة مفاجئة وفق برنامج التدقيق السنوي للوحدة .
هـ- إجراء المطابقات اللازمة بين الموجود الفعلي من جهة والبطاقات والسجلات والحسابات العائدة لهذه الموجودات من جهة أخرى .
و- تنظيم محضر جرد أصولي لكل عملية من عمليات التدقيق المادي .
ز- متابعة تصحيح الأخطاء واستكمال النواقص دون الإكتفاء بتدوين هذه النواقص والأخطاء في التقرير.
ح- المشاركة في لجان الجرد السنوي .
المادة (26) يتم مراعاة الأمور التالية عند القيام بعملية جرد النقدية :-
أ - المحافظة باستمرار على عنصر المفاجأة والسرعة كونه عاملاً أساسياً في الجرديات .
ب- اتخاذ الإجراءات الكفيلة بعدم إضافة أو سحب أية أموال أثناء عملية التدقيق.
ج- التأكد من عدم وجود ثغرات في عملية المناولة للنقد عن طريق دراسة حركة إدخالها وإخراجها والتأكد من أنها تتم بمستندات أصولية.
د- التأكد من عدم وجود نقود مزورة عن طريق فحص عينة من الأوراق النقدية التي يتم جردها .
هـ- دراسة أسلوب تبديل النقد التالف ومدى وجود الضوابط على هذه العملية.
و- التأكد من توقيع إيصالات النقدية من المسؤولين المفوضين عند استعمال أمين الصندوق للأختام بدلا من الآلات .
ز- التأكد من عدم السماح لأمين الصندوق بالقيد في غير سجلات الصندوق أو بفتح البريد الوارد لاحتمال احتوائه على شيكات .
ح- التأكد من فصل الصناديق الخاصة بالمدفوعات والمقبوضات كلما كان ذلك ممكناً .
ط- عند ظهور زيادة في الصندوق يتوجب تثبيت ذلك بتقرير موقع من المدقق وأمين الصندوق ومسؤول آخر مع قيد الزيادة في حساب الزيادة والنقص ولا يجوز إعادة المبالغ الزائدة إلا بموافقة خطية من المسؤول الأول في دائرة التدقيق بعد التحقق من مقدار الزيادة وأسبابها واسم المستفيد منها، وتبقى المبالغ التي لا ترد إلى أصحابها مجمدة لمدة سنة واحدة حيث تسجل لحساب الأرباح والخسائر أما في حالة وجود نقص يقوم أمين الصندوق بإكمال هذا النقص فورا ومن ثم تدرس الأسباب التي أدت إلى ذلك ويتخذ بشأنه القرار المناسب .
نطاق التدقيق المادي
المادة (27) يتناول التدقيق المادي القيام بجرد الموجودات التالية :-
1) صناديق النقد في المؤسسةوالمدارس .
2) الضمانات العينية المقدمة من المتعاملين مع المؤسسةتأميناً لحقوقه وصكوك الكفالات و الشيكات 000 الخ.
3) السلف النقدية المعطاة للموظفين لتأمين لوازم المؤسسة.
4) سلف طوابع الواردات وطوابع البريد والصناديق النثرية .
5) موجودات المخازن و المستودعات الأمينة مثل مستودع اللوازم، الصيانة 000 الخ.
6) القاصات الموجودة في كافة إدارات المؤسسةوأقسامه وفروعه .
7) مقتنيات المكتبة من الكتب والمؤلفات.
8) أية موجودات أخرى تقتضي الضرورة جردها والتحقق من وجودها.
آلية التدقيق المــــادي
المادة (28) أ - يقوم رئيس المجموعة وحسب برنامج التدقيق السنوي للوحدة بتكليف مدقق أو أكثر لإجراء الجرد لأي عنصر من عناصر الموجودات الواردة في المادة (42) من هذه التعليمات بموجب مذكرة تكليف توقع من قبل المشرف على المجموعة أو من المسؤول الأعلى منه مباشرة .
ب- يقوم المدقق بمجرد تسلمه التكليف الرسمي بإجراء الجرد كما يلي :-
1) التوجه إلى الوحدةأو القسم المكلف بالجرد لديه في الوقت المحدد مع مراعاة السرية في تحركاته حتى وصوله إلى مكان الجرد .
2) العمل على ما يلي :-
أ - حصر كافة مفردات الأصل والتحقق من وجود رقابة فعالة على العناصر المتماثلة سواء كانت ملكاً للبنك أو مودعة لديه برسم الحفظ الأمين والتي يمكن إساءة استعمالها بإحلال بعضها محل الآخر .
ب- جرد وفحص كامل ومفصل لمفردات الأصل أو اخذ عينة عشوائية منها وذلك حسب طبيعة وقيمة هذا الأصل .
3) التأكد من عدم وهمية الأصل عن طريق المراجعة المستندية لإثبات الملكية ونوعها .
4) مقارنة نتائج الجرد مع أرصدة البطاقات والكشوفات والسجلات العائدة لهذه الموجودات .
5) مطابقة نتائج الجرد مع الأقسام المعنية وخاصة قسم المحاسبة المركزية.
6) التأشير على البطاقات والكشوفات والسجلات العائدة للأصل الذي تم تدقيقه بما يفيد ذلك .
7) إعداد محضر جرد أصولي بنتائج عملية التدقيق .
أنواع الجرد وتشكيل مجموعات الجرد
المادة (29) يقسم الجرد إلى نوعين رئيسيين :-
1 - الجرد الفجائـــــي :-
وهو الجرد الذي تقوم به الوحدة دون سابق إنذار وفي مواعيد غير رتيبة حسب برنامج التدقيق السنوي للوحدة ، وتشكل مجموعات الجرد فيه من قبل المشرف على المجموعة أو المسؤول الذي يليه في الرتبة بناء على تنسيب رئيس المجموعة .
2 - الجرد الدوري السنوي :- وهو جرد يتم في نهاية كل سنة تشارك به الوحدة ويتناول كافة أموال وموجودات المؤسسةأو المودعة لديه على سبيل الضمان أو الحفظ الأمين تقوم به اللجان التالية :-
أ - لجنة جرد موجودات النقد لدى صندوق المؤسسةو صناديق المدارس .
ب- لجنة جرد الأثاث والأجهزة ومستودعات القرطاسية واللوازم في المركز والملحقيات الثقافية .
ج- لجنة جرد المكتبة.
حيث تشكل لجان الجرد السنوي المذكورة أعلاه بقرار من الوزير ويتم تحديد المدققين المشاركين في عضويتها بناء على تنسيب المسؤول الأول في الدائرة.
تقارير الجــــــرد
المادة (30) بعد الانتهاء من عملية الجرد والفحص ومطابقة نتائج الجرد الفعلي مع أرصدة البطاقات والكشوفات والسجلات العائدة للموجودات موضوع التدقيق من جهة ومع الأقسام المعنية من جهة أخرى يقوم المدقق بما يلي :-
أ - تنظيم محضر جرد أصولي للمواد التي تم جردها يبين فيه :-
1) نسبة العملية المدققة أو مقدارها .
2) نتائج عملية الجرد ومطابقتها مع القيود أو اختلافها معها .
ب- توقيع محضر الجرد من قبله ومن السادة حملة المفاتيح أو الموظفين المسؤولين عن الأمور التي تم جردها، ويجوز للموظفين الذين كانوا موضع الجرد المادي أن يطلعوا على هذه المحاضر وتدوين ملاحظاتهم عليها قبل توقيعها .
ج- رفع محضر الجرد إلى المسؤولين في الوحدة لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
المادة (31) إذا تبين نتيجة التدقيق وجود فروقات أو خلافات في البيانات المقدمة يجب أن يذكر ذلك في محضر الجرد، وفي حالة وجود نقص أو زيادة في الأموال الخاضعة للتدقيق المادي على المدقق القيام بما يلي :-
أ - إعداد تقرير فوري بمقدار النقص أو الزيادة الواقع .
ب- بيان الإجراءات التي اتخذها لاكتشاف هذا النقص أو الزيادة .
ج- رفع التقرير إلى المسؤولين في الوحدةلاتخاذ الإجراءات اللازمة .
المادة (32) ينظم محضر جرد أصولي بجميع حوادث صناديق النقد التي تقوم دائرة الإصدار بالإبلاغ عنها يبين فيه مقدار الزيادة أو النقص والإجراءات المتخذة بشأنها ويرفع إلى المحافظ عن طريق المسؤول الأول في الوحدة.
ثالثاً: التدقيق الإداري :-
المادة (33) يشمل التدقيق الإداري ما يلي:-
أ - مراجعة الهيكل التنظيمي للبنك من وقت لآخر للتأكد من توفر المقومات التالية:-
1) تحديد اختصاصات الإدارات والمكاتب والملحقيات الثقافية المختلفة في المؤسسةمع بيان صلاحيات ومسؤوليات كل منها بشكل واضح ودقيق يمنع التداخل والازدواجية في العمل.
2) حسن توزيع الموظفين على مختلف إدارات المؤسسةوأقسامه وفروعه من ناحية العدد والمؤهلات وبالتالي التأكد من أن ملاك كل دائرة يتناسب مع المهام والأعمال الموكلة إليها.
ب- متابعة القرارات الإدارية المتعلقة بالموظفين من تعيين، نقل، ترقية 000الخ وعكس هذه التغيرات على الخارطة التنظيمية الموجودة لدى مجموعة التنظيم الداخلي والطباعة في الوحدة.
ج- فحص ومراجعة النواحي الإدارية للتأكد من حسن تنظيم وسير العمل في المؤسسةوتقييمها من أجل اكتشاف نقاط الضعف أو النقص في الأنظمة أو الإجراءات المتبعة بقصد التعديل والتطوير اللازمين عن طريق :-
1) مراقبة وتدقيق حسن تطبيق نظام الموظفين والمستخدمين والتعليمات المتعلقة بذلك .
2) دراسة تنظيم العمل في الإدارات والأقسام وتوزيعه بين الموظفين .
3) التأكد من مدى انتظام سير العمل في الأقسام وتوزيع المسؤوليات بشكل واضح يساعد على تحديد الأخطاء والتأخير في إنجاز المعاملات والأسباب التي تؤدي إلى ذلك .
4) التأكد من مدى مسايرة التطبيق العملي للخطط والسياسات المرسومة ومن تقيد الموظفين بالتعليمات النافذة وتأديتهم لواجباتهم على اكمل وجه بالإضافة إلى التأكد من مدى انضباط الموظفين.
5) المشاركة في دراسة ملاك الإدارات والأقسام والمكاتب والملحقيات الثقافية وإبداء الرأي فيه .
6) التأكد من وجود خطة وقنوات اتصال مع مؤسسات التدريب المحلية والخارجية لتدريب الموظفين بما يلائم احتياجاتهم ويتناسب مع قدراتهم وإنتاجيتهم مع متابعة مدى الاستفادة من برامج التدريب سواء داخل المؤسسةأو خارجه .
د- تقييم نظام الرقابة والضبط الداخلي للتأكد من ملاءمته وكفايته لتحقيق أهداف المؤسسةعن طريق :-
1) فحص ومراقبة الإجراءات الموضوعة لفصل المهام .
2) التأكد من وضع نظام سليم لمراقبة البريد الوارد والصادر .
3) التأكد من وجود تعليمات رقابة لتشغيل الأنظمة المحوسبة الجاهزة.
4) التأكد من أن الوثائق المحاسبية والمراسلات والسجلات العائدة للبنك تحفظ بشكل أمين ويسهل الرجوع إليها عند الحاجة مع إجراء اختبارات على ملفات هذه الوثائق للتأكد من وجودها ومطابقتها للواقع .
5) التأكد من استعمال مبدأ الرقابة الثنائية فيما يتعلق بحمل المفاتيح وتوقيع المعاملات الهامة .
6) التأكد من إجراء حركة تنقلات بين الموظفين من حين لآخر بما لا يتعارض مع حسن سير العمل.
7) التأكد من قيام الموظفين خاصة أولئك الذين بعهدتهم أموال باستغلال جزء معقول من إجازاتهم السنوية دفعة واحدة مع تعيين أشخاص بديلين لهم أثناء غيابهم .
هـ- مراجعة وتقييم الكفاية الإنتاجية والاقتصاد في استخدام الموارد المتاحة من مالية ومادية و بشرية.
و- تدقيق كافة الأمور المتعلقة بأبنية وعقارات المؤسسةمن النواحي التالية :-
1) وجود سندات التمليك الخاصة بها وأنها محفوظة بمكان أمين .
2) إجراء التأمين عليها ضد جميع الأخطار التي قد تتعرض لها .
3) توفر الحراسة اللازمة ولا سيما الغرف المحصنة أثناء الدوام الرسمي وخارجه والتدابير المتخذة في حماية أبنية المؤسسة.
4) مراقبة نظافة الأبنية ومظهرها الخارجي والداخلي .
5) مراقبة التهوية والإنارة في أماكن العمل واقتراح الإصلاحات والتحسينات اللازمة لتوفير مناخ أفضل للعمل والإنتاجية .
ز- القيام بالدراسات والأبحاث الفنية التي يكلفها بها المحافظ أو المسؤول الأول في الوحدةمن أجل تطوير العمل في المؤسسةورفع مستوى الإنتاجية.
ح- إجراء تقييم دوري لجميع قوانين وأنظمة وتعليمات المؤسسةوتقديم المقترحات اللازمة حول تطويرها أو تعديلها أو استبدالها وفق متطلبات العمل .
ط- دراسة وسائل التنسيق والاتصال بين الإدارات والمكاتب والملحقيات الثقافية بقصد تبادل المعلومات الفنية وتجنب الازدواجية وتكرار العمل .
ي- دراسة فعالية جميع إدارات وأقسام المؤسسةومكاتبه وفروعه والتأكد من مدى توافق التعليمات مع طبيعة الأعمال التي تقوم بها والعمل على تطويرها وتحسين أساليب العمل المعمول بها ، والطرق الآلية لتتلاءم مع مقتضيات التطور التقني والفني .
ك- تفقد أدوات العمل المستعملة والتأكد من صيانتها .
رابعاً: تدقيق الحاســب الآلــــــي
المادة (34) يشمل تدقيق الحاسب نوعين رئيسيين هما :- التدقيق على الحاسب الآلي ... و - التدقيق من خلال الحاسب الآلي .
أ ) التدقيق على الحاسب الآلي
المادة (35) يتناول التدقيق على الحاسب الآلي ما يلي :-
1) التدقيق على الأنظمة والبرامج المستحدثة وتتضمن :-
أ - مراجعة الدراسة التفصيلية للعمل اليدوي المراد مكننته من حيث تغطيتها لكافة جوانب العمل وتمشيها مع القوانين والأنظمة والتعليمات المعمول بها وإبداء أية اقتراحات أو ملاحظات بشأنها .
ب- استلام ودراسة مشروع النظام الآلي المقترح من حيث تصاميم الملفات، آلية عمل النظام ، الضوابط الرقابية، المدخلات ، المخرجات ومتطلبات دائرة التدقيق والتنظيم الداخلي ومناقشته مع دائرة الحاسب الآلي ومندوبي الوحدةالمعنية ، واثبات ذلك في محاضر اجتماعات تعد من قبل دائرة الحاسب وتوقع من قبل الأطراف المجتمعة .
ج- فحص وتدقيق كافة البرامج المكونة للنظام بعد الانتهاء من إعدادها من قبل دائرة الحاسب الآلي بشكل نهائي وبعد نقلها إلى ملفات الفهارس الخاصة بدائرة التدقيق والتنظيم الداخلي واستلام ملف التوثيق الخاص بالنظام من حيث :-
1) مدى تطابق النظام بكافة عناصره مع مشروع النظام الآلي المقترح والتعديلات التي تم الاتفاق على إجرائها خلال مرحلة دراسة ومناقشة مشروع النظام الآلي المقترح .
2) فحص البرامج من الناحية الفنية وذلك بالتأكد من أنها مكتوبة بطريقة واضحة ومقروءة وسهلة المتابعة والتدقيق ومتمشية مع إجراءات ومعايير البرمجة الموضوعة بهذا الخصوص .
3) التأكد من مستوى أداء وكفاءة وفعالية البرامج والنظام ككل.
4) فحص البرامج من الناحية التشغيلية عن طريق إدخال بيانات تجريبية للتأكد من توافر الضوابط الرقابية المتعلقة بمراحل الإدخال - المعالجة - المخرجات .
5) متابعة أداء النظام خلال مرحلة التجربة الموازية وذلك بالتنسيق مع الوحدةالمعنية ودائرة الحاسب الآلي والتأكد من إجراء التعديلات الضرورية للوصول النظام إلى أفضل المستويات .
6) مراجعة وفحص ملف توثيق النظام والبرامج والتأكد من إعداده وفق أسس التوثيق المعدة لهذه الغاية ومن ثم حفظه في قاصة حديدية وتحت الرقابة الثنائية .
2) تدقيق ومتابعة عمليات التعديل والتطوير على الأنظمة العاملة من حيث:-
أ - وجود طلب خطي من مستخدمي النظام أو المبرمج المعني (في حالة التطوير) بطلب التعديل والتحقق من موجباته وتمشيه مع الأنظمة والتعليمات .
ب- التأكد من إجراء التعديل وفق الأسس والإجراءات المقررة بهذا الخصوص والتي تشمل موافقة مسؤولي دائرة الحاسب الآلي وتولي مدير النظام الإشراف على عملية التعديل وفحصها وإقرارها .
ج- فحص البرنامج أو البرامج المعدلة / المطورة والنتائج بهدف التأكد من توافقها والتعديل/التطوير المطلوب والتأكد من تعديل التوثيق الخاص بالنظام أو البرنامج إذا اقتضى الأمر ذلك .
3) متابعة ومراقبة مستوى الأمن والحماية المطبق على الأجهزة والأنظمة والبيانات وتشمل :-
أ - التأكد من توفر شروط السلامة الأساسية لغرفة أجهزة الحاسوب (computer Site) من حيث الإجراءات المطبقة للوصول لغرفة الأجهزة وسلامة أجهزة الإطفاء والتكييف 000 الخ .
ب- التأكد من وجود نسخ احتياطية من الأنظمة والبيانات في قاصات حديدية مقاومة للحريق وتحت الرقابة الثنائية وخارج موقع الأجهزة والتأكد من حفظ نسخ أخرى في موقع آمن خارج المؤسسةوذلك لمواجهة حالات الطوارئ .
ج- مراجعة عقود صيانة الأجهزة والتأكد من إجراء الصيانة في أوقاتها المحددة .
د - التأكد من وجود خطة للمعافاة من الكوارث يتم مراجعتها بشكل دوري من قبل دائرة الحاسب الآلي مع إمكانية إخضاع هذه الخطة للفحص والتجربة والتمرين .
هـ- التأكد من وجود اسم مستخدم واسم سري لكل مستخدمي الحاسوب والتأكد من الصلاحيات الممنوحة للمستخدمين كل بحسب عمله وذلك عن طريق ما يسمى قوائم التخويل (authorization List).
و- مراجعة مستويات الحماية الموضوعة على الفهارس والملفات والمطبقة عن طريق أوامر نظام التشغيل (protection, Acl) بحث يتم التأكد من كفاية الضوابط الموجودة على هذه الفهارس .
ز-* المتابعة اليومية لكشف حركات نظام التخويل المعمول به بحيث يتم مقارنة الحركات الواردة به مع مذكرات التخويل الواردة من إدارات المؤسسةإلى دائرة التدقيق والتنظيم الداخلي .
ح- متابعة كشف الرقابة اليومي والخاص بمراقبة الفهارس والملفات من حيث الإضافة/ التعديل الحذف على الملفات .
ط- متابعة إجراء عمليات النسخ الاحتياطي المعمول بها للأنظمة والبيانات والتأكد من قيام قسم التشغيل بإجراء هذه العمليات بالشكل الصحيح والكامل وفق المعايير والأسس المتعارف عليها .
ي- التأكد من العمل بقاعدة فصل المهمات في دائرة الحاسب الآلي والتي تضمن إلى حد كبير سلامة وأمن الأنظمة والبيانات .
ك- القيام بجولات ميدانية على أجهزة الحاسوب الشخصية للتأكد من إجراءات استخدامها ومن خلوها من الفيروسات ومن وجود أغطية بلاستيكية مناسبة تحميها من الغبار والأتربة .
ل- التأكد من تشغيل الأنظمة المحوسبة عن طريق الموظفين المخولين فقط (عدم إعطاء الأسماء والأسماء السرية لموظفين آخرين في أوقات مختلفة ) .
ب) التدقيق من خلال الحاسب الآلي :-
المادة (36) يتناول التدقيق من خلال الحاسب الآلي تدقيق أعمال إدارات المؤسسةالمبرمجة آليا من خلال استخدام البرامج التدقيقية المساعدة التي تعد لهذا الغرض وتساهم في إنجاز العملية التدقيقية بشكل فعال .
الفصل الثالـث .. تدقيق الملحقيات الثقافية ــــــــــــــ
المادة (37)* يتم تدقيق أعمال الملحقيات الثقافية المؤسسةوجرد موجوداتها بصورة دورية حسب برنامج التدقيق السنوي المقرر .
أولاً : الفترة الزمنية للتدقيــــق
المادة (38)* أ - تحدد عدد مرات تدقيق الملحقيات الثقافية استناداً إلى برنامج التدقيق السنوي على أن لا تقل عن ثلاث مرات في السنة .
ب- تحدد عدد مرات جرد موجودات الملحقيات الثقافية حسب مقتضيات العمل على أن لا تقل عن أربعة مرات في السنة .
ج- تبدأ عملية التدقيق اعتباراً من تاريخ آخر عملية تمت من قبل فريق التدقيق السابق .
ثانياً: تشكيل مجموعات التدقيــــق
المادة (39) أ - يتم تشكيل فريق تدقيق أعمال الملحقيات الثقافية وجرد موجوداتها من عدد من موظفي الوحدةويسمى أعلاهم مرتبة رئيساً للفريق .
ب- يتم تشكيل مجموعات خاصة لجرد موجودات الملحقيات الثقافية تتكون من موظفين اثنين على الأقل .
ج- تحاط عملية تشكيل مجموعات التدقيق والجرد أو مجموعات الجرد، بالسرية التامة بحيث لا يسمح لأي شخص بالاطلاع على ذلك باستثناء الأشخاص المعنيين بالموضوع .
د- يراعى عند اختيار المجموعات أن يكون أفراد الفريق من ذوي الخبرة والمعرفة بأعمال المؤسسةالمختلفة بما في ذلك أعمال الحاسب الآلي .
المادة (40) أ - يتم إعداد كتاب التكليف الخاص بمهمة التدقيق المنوي تنفيذها والذي يتضمن ما يلي :-
1) موضوع المهمة واسم الملحقية المنوي تدقيق أعماله .
2) أسماء فريق التدقيق أو الجرد المكلف بإنجاز المهمة .
3) الفترة الزمنية المخصصة لإنجاز المهمة .
4) الإيعاز لمدير الملحقية المعني بتسهيل مهمة الفريق ووضع كل ما يلزم من سجلات وملفات ووثائق تحت تصرفهم .
ب- يقوم المسؤول الأول في الوحدة بالتنسيب للمحافظ للموافقة على كتاب تكليف فريق التدقيق أو الجرد الذي تم تشكيله .
ج- لا يعتبر التكليف قابلاً للتنفيذ إلا بعد توقيعه من قبل المحافظ أو من يفوضه.
د- تراعى السرية التامة في كافة الإجراءات المتعلقة بالتحضير لعملية التدقيق والجرد وإجراءات توقيع كتب التكليف .
ثالثاً: الإجراءات التنفيذية لتدقيق أعمال الملحقيات الثقافية
المادة (41) يتم اتخاذ الإجراءات التالية قبل بدء المهمة :-
أ - يقوم رئيس الفريق المكلف بتدقيق أعمال أي ملحقية من ملحقيات المؤسسةبما يلي:-
1) وضع خطة العمل الواجب اعتمادها لتنفيذ المهمة على اكمل وجه.
2) استدعاء أعضاء الفريق لإعلامهم بخطة العمل ولتوزيع المهام عليهم ما أمكن .
3) الاتفاق مع أعضاء الفريق على موعد وكيفية السفر مع تحديد أماكن التجمع والانطلاق إلى مكان الملحقية .
4) إجراء الاتصالات اللازمة لتأمين وسيلة السفر والتنقل لأعضاء الفريق.
5) تجهيز كافة الأمور اللازمة لتنفيذ المهمة من ملفات ووثائق وقرطاسية.
ب- يتم تسليم كتاب التكليف إلى رئيس الفريق في نهاية يوم العمل السابق ليوم سفر الفريق من اجل تنفيذ المهمة .
ج- يتوجه رئيس الفريق مع المدققين في الموعد المحدد إلى الملحقية المنوي تدقيق أعماله مع إحاطة كافة تحركاتهم وتنقلاتهم بالسرية المطلقة .
د- يراعى أن يكون وصول الفريق إلى مكان الملحقية عند بداية الدوام الرسمي وقبل قيام السادة حملة المفاتيح بفتح الغرف المحصنة .
المادة (42) يتم اتخاذ الإجراءات التالية حال وصول فريق التدقيق إلى الملحقية وبدء المهمة :-
أ - يقوم رئيس الفريق بتسليم كتاب التكليف إلى مدير الملحقية وتعريفه بنفسه وببقية أعضاء الفريق .
ب- يقوم أعضاء الفريق بجرد مادي لكافة موجودات الغرف المحصنة وصناديق النقد والمستودعات والقاصات الأمينة ، وكذلك جرد كافة السلف الممنوحة في الملحقية .
ج- يتم خلال فترة تنفيذ مهمة التدقيق إعداد محاضر الجرد الخاصة بنتائج عمليات الجرد التي تم تنفيذها ، حيث توقع من قبل المدققين وحملة المفاتيح ومدير الملحقية المعني .
د- يقوم رئيس الفريق بالطلب إلى قسم المحاسبة تسليمه نسخة عن ميزان المراجعة لأرصدة حسابات الملحقية كما هي بتاريخ اليوم السابق ليوم بدء مهمة التدقيق .
هـ- يباشر المدققون تنفيذ مهمتهم وفق الخطة الموضوعة لذلك والتي يراعى عند وضعها قيام فريق التدقيق بالتركيز على الأمور التالية :-
1) فحص وتدقيق عمليات الملحقية للفترة الواقعة بين تاريخ آخر عملية تم تدقيقها من قبل الفريق السابق وحتى تاريخ المهمة الجديدة .
2) تقييم عمل وإنتاجية مختلف الأقسام والشعب في الملحقية من حيث حسن تنفيذها للعمليات المناطة بها ومراعاتها لأحكام الأنظمة والتعليمات التي تحدد كيفية تنفيذ العمل .
3) تقييم مدى فعالية الرقابة الداخلية في تنفيذ أعمال الملحقية .
4) تدقيق صحة المعلومات الواردة في السجلات والبطاقات ومطابقتها مع المستندات المحاسبية المنظمة والموقعة حسب الأصول .
5) أ - تدقيق إجراءات تشغيل الأجهزة وإجراءات نهاية الدوام بما فيها إجراءات النسخ الاحتياطي للملفات والبرامج العاملة .
ب- تدقيق وسائل الأمن والحماية المعتمدة والمطبقة على أجهزة الحاسب الآلي وعلى البرامج والبيانات .
ج- تدقيق تنظيم الفهارس والملفات والصلاحيات الممنوحة لمستخدمي الأجهزة .
د- أية أمور أخرى ذات علاقة .
6) متابعة إجراءات الملحقية المتخذة بخصوص ملاحظات وتوصيات فريق التدقيق السابق .
و- يؤشر المدققون على كافة وثائق العمليات التي تم تدقيقها إشعاراً بإجراء عملية التدقيق .
ز- يقوم المدققون بالحصول على صور عن المستندات والتقارير والأوراق اللازمة لإثبات دقة وصحة ملاحظاتهم .
ح- يقوم رئيس الفريق بحضور كافة الأعضاء بمناقشة ملاحظات التدقيق مع مدير الملحقية للاستيضاح منه عن أية بيانات ذات علاقة بهذه الملاحظات .
المادة (43) أ - يقوم فريق التدقيق بعد انتهاء مهمته مباشرة وعودته إلى المركز بإعداد تقرير مفصل حول نتائج تدقيق أعمال الملحقية وجرد موجوداته وذلك خلال أسبوع من تاريخ انتهاء المهمة .
ب- يراعى أن يتضمن التقرير الأمور التالية :-
1) الفترة الزمنية التي تغطيها أعمال الملحقية التي تم تدقيقها .
2) الأعمال التي تم تدقيقها .
3) الموجودات التي تم جردها .
4) الملاحظات الناتجة عن عملية التدقيق .
5) التوصيات والاقتراحات .
ج- يرفع التقرير إلى المسؤول الأول في الوحدةمرفقاً معه كافة الوثائق والمستندات التي تم الحصول عليها خلال عملية التدقيق .
د- يقوم المسؤول الأول في الوحدةبدراسة التقرير وتقييم عمل الفريق وإضافة ملاحظاته واقتراحاته .
هـ- يتم إعداد التقرير بصيغته النهائية ورفعه إلى المحافظ أو نائبه مع مذكرة تتضمن أهم نتائج التدقيق والجرد والتوصيات المناسبة .
و- يتم إعداد كتاب رسمي موجه إلى مدير الملحقية المعني بجميع الملاحظات والتوصيات التي يوافق عليها المحافظ أو نائبه .
ز- يرسل الكتاب إلى الملحقية المعني بعد توقيعه من قبل المحافظ أو نائبه .
ح- يتم متابعة استلام رد الملحقية على ملاحظات دائرة التدقيق والتنظيم الداخلي الواردة في كتاب المحافظ .
الفصل الرابـع . التقاريـــــــر . ــــــــــــ
أولاً : آلية إعداد التقاريــــر
المادة (44) يقوم المدقق بمجرد تسلمه التكليف الرسمي بإجراء أي نوع من أنواع التدقيق بما يلي:-
أ - التوجه إلى الوحدةأو القسم المكلف بتدقيقه في الوقت المعين ومباشرة عملية التدقيق .
ب- تسجيل وتجميع الملاحظات أثناء عملية التدقيق ومحاولة الحصول على الأدلة الكافية لإثبات صحة هذه الملاحظات .
ج- بعد الانتهاء من عملية التدقيق يقوم المدقق بمناقشة ملاحظاته واقتراحاته وتوصياته مع بقية أفراد المجموعة للتأكد من صحتها وملائمة الاقتراحات والتوصيات المقدمة لمعالجة تلك الملاحظات .
د- يقوم المدقق بعد ذلك بإعداد تقرير مفصل يرفعه إلى مساعد مشرف المجموعة يتضمن نتائج عملية التدقيق التي قام بها .
هـ- بعد رفع التقرير إلى مساعد المشرف يقوم بدراسته ومناقشته مع المدقق المعني من اجل التوصل لقناعات بخصوص ما ورد فيه من ملاحظات واقتراحات وتوصيات.
و- يبدي مساعد مشرف المجموعة رأيه في الملاحظات والاقتراحات والتوصيات الواردة في التقرير على نموذج المطالعات الخاص بذلك ويرفعه إلى مشرف المجموعة الذي يقوم بدوره بدراسته ومراجعته ومناقشته مع مساعد المشرف وأفراد المجموعة قبل رفعه إلى إدارة الوحدة.
ز- بعد الاتفاق على مضمون التقرير يجري رفعه إلى المسؤول الأول في الوحدةمع التنسيبات المناسبة .
ح- يقوم المسؤول الأول في الوحدةبدراسة التقرير وتقييمه والتوجيه بشأن التنسيبات الواردة فيه .
ثانياً: صفــات التقريـــــــــر
المادة (45) يراعى في تقرير المدقق ما يلي :-
أ - الموضوعية والوضوح مع الإيجاز ما أمكن .
ب- السرية بحيث لا يتم اطلاع الغير عليه إلا بموافقة الإدارة العليا .
ج- أن يحمل تاريخاً محدداً هو تاريخ انتهاء عملية التدقيق ويرفع في الوقت المناسب ليجري تصويب الأخطاء في الأوقات المناسبة .
د - الإفصاح عن أية حقائق مادية تكتشف خلال التدقيق .
هـ- الإشارة بوضوح إلى المخالفات والأخطاء التي لاحظها أو اكتشفها المدقق خلال تنفيذ مهمته وان هذه المخالفات والأخطاء تم تسويتها خلال وجوده وفي حال العكس بيان الأسباب التي حالت دون إجراء التسويات.
و- أن يحمل التقرير توقيع المدقق نفسه قبل رفعه إلى المسؤولين .
ز- الإشارة في التقرير إلى أن التدقيق تم بالاستناد إلى الأوضاع والوثائق التي اطلع المدقق على مضمونها وأنها جميعاً ممسوكة حسب الأصول وتتفق مع أحكام القوانين والأنظمة والتعليمات التي تخضع لها العمليات التي تم تدقيقها .
ح- أن يكون معبراً بكل صراحة ووضوح عن رأي المدقق المبني على قناعته الشخصية وتجرده المطلق حول مجمل أوضاع القسم الذي قام بتدقيقه وفعالية الرقابة وصحة وسلامة الموجودات .
ثالثاً : محتويات التقرير
المادة (46) يحتوي تقرير المدقق على ما يلي :-
أ - مقدمة يوضح فيها موضوع المهمة التدقيقية والأشخاص الذين قاموا بتنفيذها والفترة الزمنية التي استغرق تنفيذها .
ب- خطة العمل التي اعتمدها المدقق في تنفيذ مهمته .
ج- مضمون التقرير أو نطاق العمل ويتضمن الفترة التي تم تدقيق أعمالها مع استعراض كافة الأعمال التي تم تدقيقها والنتائج والملاحظات التي أسفرت عنها عملية التدقيق .
د- الاقتراحات والتوصيات التي يراها المدقق ضرورية ومناسبة لتصويب الملاحظات وتجنب تكرار حدوث الأخطاء والمخالفات وتساعد على تحسين الأداء ورفع الإنتاجية .
هـ- إبداء الرأي حول المهمة استناداً إلى نتائج التدقيق .
على أن يرفق بالتقرير المستندات التي حصل عليها المدقق لتدعيم ملاحظاته .
رابعاً: توجيه التقاريـــــــر
المادة (47) أ - يقرر المسؤول الأول في الوحدةالجهة التي توجه إليها التقارير فإما أن يرفع التقرير إلى المحافظ أو نائبه أو إلى الوحدةالمعنية مباشرة أو حفظه وذلك حسب أهمية وخطورة مضمون التقرير .
ب- ترفع الوحدةتقارير دورية (شهرية وسنوية) إلى كل من المحافظ ونائبه تبين أنشطتها وأعمالها والمنجزات التي حققتها كما تتضمن خلاصة مطالعات الوحدةعن سير معاملات المؤسسةالمالية والإدارية في الإدارات والأقسام التي تم تدقيقها والمخالفات التي تم اكتشافها أثناء التدقيق والتوصيات الضرورية للحيلولة دون ارتكابها بالإضافة إلى التعديلات التي تراها ضرورية أو مفيدة لتحسين العمل في إدارات المؤسسةالمختلفة.
خامساً: متابعة التقاريــــر
المادة (48) أ - تقوم الوحدة بمتابعة التقارير على النحو التالي :-
1) استلام الردود من الجهة التي تم تدقيق أعمالها .
2) مراجعة وتقييم صحة هذه الردود .
3) التأكد من قيام الجهة المعنية باتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.
ب- لا يتم إغلاق ملف أي مهمة تدقيقية إلا بعد الحصول على ردود الجهة التي تم تدقيق أعمالها واستجابتها للاقتراحات والتوصيات وذلك بقيامها باتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لمعالجة النتائج التي أسفرت عنها عملية التدقيق .
الفصل الخامس . أحكام عامــــــة
ــــــــــــــ
المادة (49) أ - ترتبط دائرة التدقيق والتنظيم الداخلي من الناحية الإدارية والتنظيمية ارتباطاً مباشراً مع وزير التربية والتعليم او وكيل وزارة التربية والتعليم وترفع تقاريرها إليهما.
ب- لا يجوز تكليف المسؤول الأول في هذه الوحدة بأية أعمال تنفيذية في أإدارات المؤسسة المختلفة أو مكاتبه أو فروعه .
ج- لا يجوز لأي من المسؤولين في هذه الوحدة والمفوضين بالتوقيع عن المؤسسةأن يمارسوا هذا التفويض ما داموا يعملون في هذه الوحدة باستثناء التوقيع على المعاملات المخول لهم التوقيع عليها بموجب تعليمات التواقيع المعمول بها في المؤسسة.
د- تدقق الوحدة القرارات الوزارية و القرارات الإدارية للتأكد من انسجامها مع القوانين والأنظمة والتعليمات وتراقب سلامة تنفيذها وتتأكد من أنها نفذت من قبل الإدارات والأقسام المختصة في الوقت المناسب، وفي حال اكتشاف تأخر في التنفيذ يجب دراسة أسباب التأخير وما ينطوي عليه من نتائج تنعكس على عمليات المؤسسةوعلاقته بالغير .
هـ- تشارك الوحدة في اللجان الدائمة والمؤقتة التي يرى الوزير او وكيل المؤسسة ضرورة المشاركة فيها .
و- على جميع المسؤولين والموظفين في المؤسسةالتعاون مع المسؤولين والموظفين في هذه الوحدة إلى أقصى الحدود في أدائهم لمهمات التدقيق والجرد والتنظيم في إدارات المؤسسةومكاتبه وفروعه وعليهم أن يضعوا تحت تصرفهم جميع المعلومات والوثائق والكشوفات والسجلات التي يرغبون في الاطلاع عليها وان يعملوا على تيسير عمليات الفحص والجرد المفاجئ سواء كان ذلك متعلقاً بأموال المؤسسةأو لوازمه أو موجوداته الأخرى .
ز- يقوم المسؤول الأول في الوحدة بإبلاغ المحافظ أو نائبه المفوض فوراً بأية مخالفات تكتشف أثناء عملية التدقيق إذا كانت هذه المخالفات تؤثر على موجودات المؤسسةأو علاقته بالغير .
ح- يجب إعلام الوحدة خطياً بجميع حوادث صناديق النقد أو الخزنات أو عمليات العد والإتلاف في المؤسسةوفروعه سواء في حالة الزيادة أو النقص.
ط- تزود الوحدة بنسخ من جميع العقود وقرارات مجلس الإدارة وقرارات المحافظ والتوصيات الصادرة عن لجان المؤسسةالدائمة لمتابعة تنفيذها وحفظها في الوحدة للرجوع إليها عند الحاجة .
ي- تزود الوحدة بنسخ من محاضر اجتماع وتوصيات اللجان الأخرى المشكلة في المؤسسةبغية تدقيقها ومراقبة تنفيذها .
ك- للوحدة طلب محاضر اجتماعات لجان المؤسسةالدائمة عند الحاجة .
م- تقوم الوحدة باقتراح أو تعديل نماذج المطبوعات اللازمة لعمليات المؤسسةكما تقوم بدراسة وإبداء الرأي حول تعديل النماذج المعدة من قبل الإدارات بالتعاون مع الإدارات والأقسام المختصة.
س- يستلم المسؤول الأول في الوحدة أو من يفوضه مفاتيح الأرقام السرية ومفاتيح نظام سويفت من مراسلي المؤسسة ويحتفظ بها في مكان أمين تتوافر فيه الرقابة الثنائية إلى أن يتم توزيعها على الأقسام المعنية بموجب سجل يتم مسكه لهذه الغاية .
ع- لا يدخل في صلاحية المدققين الأمور التقديرية للنفقات وخاصة البحث في ضرورة الإنفاق أو عدمها طالما أن موافقة أصولية قد تمت بذلك .
المادة (50) تقوم الوحدة بإجراء الدراسات اللازمة ورفع التنسيبات المناسبة لسعادة وكيل المؤسسة بشأن ما يلي :-
أ - مشاريع أدلة الاجراءات التنفيذية الداخلية لكافة إدارات المؤسسةوأقسامه ومكاتبه وفروعه وأية تعديلات عليها والبلاغات التي لها صفة تنظيمية عامة والمقترحة من الإدارات المختصة لإبداء الرأي فيها وإدخال التعديلات عليها بالاتفاق مع الوحدة المختصة وذلك قبل رفعها بصيغتها النهائية إلى المحافظ لإقرارها حسب الأصول .
ب- المقترحات المقدمة من الإدارات والأقسام المتعلقة بتطوير أساليب العمل في هذه الإدارات ومناقشة الطرق الجديدة التي يرى القسم ضرورة إدخالها على تنظيم العمل .
ج- استحداث أقسام/إدارات/فروع جديدة للبنك داخل المملكة والاشتراك في وضع التعليمات التطبيقية التي تحدد فعاليتها ونشاطها وتنظيمها الإداري وارتباط الملحقيات الثقافية بالمركز الرئيسي وتقديم المشورة إلى مديري الملحقيات الثقافية عندما تعترضهم بعض الصعوبات الفنية أثناء قيامهم بمهمتهم .
د- طلبات الإدارات المتعلقة بما يلي :-
1) شراء القاصات الأمينة .
2) منح الموظفين تفويضاً بما يلي :-أ - التوقيع نيابة عن المؤسسة... ب- حمل المفاتيح .
المادة (51) متابعة التنظيمات الحديثة المطبقة في مختلف المؤسسات من الناحية الفنية والإدارية بغية الاستفادة منها في مجالات التنظيم والتطوير الداخلي للبنك وإجراء الدراسات المقارنة لهذه الأساليب بغية الاستفادة منها .
المادة (52) تتعاون الوحدةمع مدققي المؤسسةالخارجيين إلى ابعد الحدود وتتابع زياراتهم للمؤسسة ونتائجها وتدرس تقاريرهم وملاحظاتهم وتتابع بكل اهتمام معالجة وتسوية الملاحظات الواردة في هذه التقارير وذلك بالاتصال مع الإدارات والأقسام المعنية وتضع تقريراً مفصلاً بنتيجة ذلك يرفع إلى المحاف.
